Kurz gefasst
Eine Finanzabteilung entsteht in Stufen. Die bewährte Reihenfolge:
- Buchhaltung – am Anfang oft beim Steuerberater.
- Eine interne Person, die die Zahlen verantwortet – Finance Manager oder Head of Finance.
- Controlling und Planung – erst, wenn die Buchhaltung verlässlich ist.
- CFO – wenn Kapital beschafft, eine Bank bedient oder ein Verkauf vorbereitet wird.
Der Auslöser für die nächste Stufe ist selten eine Mitarbeiterzahl, sondern ein Ereignis: die erste Finanzierungsrunde, ein Bankkredit, die Prüfungspflicht, eine zweite Gesellschaft, ein Investor mit monatlichem Reporting. Wer die Reihenfolge einhält, baut einmal auf. Wer sie umdreht, baut zweimal.
Der Stufenplan im Überblick
| Stufe | Typische Phase | Rollen | Typischer Auslöser |
|---|---|---|---|
| 1 | Gründung, wenige Mitarbeitende | Gründer plus Steuerberater, gute Tools | Erste Kunden, erste Rechnungen |
| 2 | Nach der ersten Finanzierungsrunde | Interne Buchhaltung oder Finance Manager; Steuerberater für Abschluss und Steuern | Monatliches Investorenreporting |
| 3 | Wachstum, erste Teamstruktur | Head of Finance, ein bis zwei Personen Buchhaltung, erste Stelle Controlling/Planung | Beirat, Budget, Bankkredit |
| 4 | Scale-up oder PE-Einstieg | CFO (anteilig, auf Zeit oder fest), Teamleitungen Buchhaltung und Planung | Größere Runde, Prüfungspflicht, mehrere Gesellschaften, Exit |
| 5 | Etablierter Mittelstand | CFO, Leitung Rechnungswesen, Controlling, je nach Bedarf Konzernabschluss, Steuern, Treasury | Gruppe mit mehreren Gesellschaften, Kapitalmarkt oder Verkauf |
Die Phasen sind Orientierung aus unserer Mandatspraxis, keine Norm. Ein Software-Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden und Investoren braucht oft mehr Finanzfunktion als ein Handelsbetrieb mit 150.
Warum die Reihenfolge wichtiger ist als die Größe
Jede Stufe baut auf der vorherigen auf. Controlling wertet Buchhaltungsdaten aus – sind die falsch oder spät, rechnet der Controller mit Müll. Ein CFO verhandelt mit Investoren und Banken – ohne verlässliche Zahlen verbringt er seine Zeit mit Aufräumen statt mit Finanzierung. Deshalb ist der häufigste teure Fehler, die obere Stufe vor der unteren zu besetzen.
Die Stufen im Einzelnen
Stufe 1: Gründer und Steuerberater
Am Anfang reicht ein Steuerberater für Buchhaltung, Lohn und Steuern. Die Aufgabe der Gründer: Belege vollständig und zeitnah liefern, ein Geschäftskonto, ein Tool für Rechnungen und Ausgaben. Eine eigene Stelle lohnt sich hier selten.
Stufe 2: Die erste interne Finanzstelle
Sobald Investoren monatliche Zahlen erwarten, wird der Steuerberater zum Engpass – er bucht meist im Nachhinein. Jetzt braucht es jemanden im Unternehmen, der den Monatsabschluss verantwortet, offene Rechnungen verfolgt und die Liquidität im Blick hat. Der Steuerberater bleibt für Jahresabschluss und Steuern zuständig.
Stufe 3: Head of Finance und erstes Controlling
Ein Head of Finance führt die Buchhaltung, baut Budget und Planung auf und liefert dem Beirat verlässliche Zahlen. Ein erster Controller oder FP&A-Analyst (Financial Planning & Analysis, also Planung und Auswertung) kommt dazu, wenn die Daten stimmen. Zur Größenordnung: In den Organigrammen von rund 1.400 überwiegend US-amerikanischen Unternehmen kommt im Wachstum (etwa 200 bis 2.000 Mitarbeitende) im Mittel eine Person in der Planung auf rund 130 Mitarbeitende.
Stufe 4: CFO
Ein CFO lohnt sich, wenn Geld beschafft, eine Bank mit Auflagen bedient oder ein Verkauf vorbereitet wird. Das muss nicht sofort eine Festanstellung sein: Ein Fractional CFO arbeitet dauerhaft, aber nur einige Tage im Monat; ein Interim CFO übernimmt befristet, etwa für eine Finanzierungsrunde. Ob gerade ein Head of Finance oder ein CFO fehlt, klärt der Beitrag Head of Finance oder CFO.
Stufe 5: Mittelstand mit voller Abteilung
Mit mehreren Gesellschaften kommen Konzernabschluss, Steuerabteilung und Finanzierungssteuerung (Treasury) dazu. Hier ist die Frage weniger, ob eine Rolle nötig ist, sondern ob sie intern ausgelastet ist – oder besser zugekauft wird.
Ab wann Gesetz, Bank und Investor mitreden
- Prüfungspflicht. Seit 2024 gilt eine GmbH als klein, solange sie an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen zwei von drei Grenzen nicht überschreitet: 7,5 Mio. € Bilanzsumme, 15 Mio. € Umsatz, 50 Mitarbeitende. Ab „mittelgroß“ muss ein Wirtschaftsprüfer den Jahresabschluss prüfen, und für die Aufstellung bleiben drei statt sechs Monate.
- Bankkredit mit Auflagen. Kennzahlen müssen regelmäßig berechnet und gemeldet werden – mehr dazu beim Anlass Covenant-Reporting.
- Investoren. Monatliches Reporting kurz nach Monatsende setzt einen festen Abschlussrhythmus voraus.
Intern, extern oder auf Zeit?
Nicht jede Stufe braucht sofort eine Festanstellung. Drei Wege, die sich kombinieren lassen:
- Dauerhaft anteilig: Finanzführung für einige Tage im Monat, zum Beispiel über CFO as a Service.
- Befristet verstärken: Buchhaltung oder Planung auf Zeit, wenn eine Lücke oder ein Rückstand entsteht – siehe Interim Accounting & FP&A.
- Befristet führen: ein Interim CFO für eine Runde, einen Bankwechsel oder den Aufbau der nächsten Stufe.
Ein deutliches Zeichen, dass Stufe 2 fehlt: Der Monatsabschluss kommt Wochen zu spät. Was dann hilft, steht beim Anlass Monatsabschluss im Rückstand.
Die fünf häufigsten Fehler
- CFO vor Buchhaltung. Die teuerste Person räumt Belege auf.
- Zu lange alles beim Steuerberater. Die Zahlen kommen für Investoren und Planung zu spät.
- Controller ohne saubere Daten. Auswertungen, denen niemand glaubt.
- Keine Vertretung. Eine Person kennt alles – bis sie kündigt oder ausfällt.
- Software vor Prozessen. Ein neues System macht unklare Abläufe nur schneller unklar.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitenden braucht ein Unternehmen eine eigene Finanzabteilung?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Entscheidend ist ein Ereignis: Sobald Investoren oder eine Bank monatliche Zahlen erwarten, braucht es mindestens eine interne Person, die den Monatsabschluss verantwortet.
Welche Finanzrolle besetzt man zuerst intern?
Eine Person für Buchhaltung und Monatsabschluss, oft als Finance Manager. Sie sorgt dafür, dass die Zahlen vollständig und pünktlich sind. Jahresabschluss und Steuern können beim Steuerberater bleiben.
Head of Finance oder Controller – wer kommt zuerst?
Der Head of Finance. Ein Controller wertet Buchhaltungsdaten aus; sind sie nicht verlässlich, sind es seine Auswertungen auch nicht.
Wann braucht ein Unternehmen einen CFO?
Wenn Kapital beschafft, eine Bank mit Auflagen bedient oder ein Verkauf vorbereitet wird. Am Anfang reicht oft ein Fractional CFO für einige Tage im Monat oder ein Interim CFO für einen begrenzten Zeitraum.
Was kostet eine Übergangslösung?
Bei nugrow liegen die Tagessätze je nach Rolle zwischen 850 € netto für Buchhaltung und 1.800 € netto für CFO-Unterstützung. Das Budget ergibt sich aus Tagessatz und vereinbarten Einsatztagen.
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- Head of Finance oder CFO – welche Rolle gerade fehlt, mit Selbsttest.
- Finance-Team verstärken statt ersetzen – Bausteine für CFOs, die Kapazität brauchen.
- Was sich in der Finanzabteilung automatisieren lässt.
- EBITDA-Hebel nach dem Kauf – was die Finanzfunktion im PE-Portfoliounternehmen leisten muss.
- Monatsabschluss im Rückstand – wenn Stufe 2 fehlt.
- Preise – Tagessätze nach Rolle.
Quellen und Stand
Verhältnis Planung zu Mitarbeitenden: Pave, FP&A Team Size Benchmarks (April 2025; Organigramme von rund 1.400 Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden). Größenklassen und Prüfungspflicht: §§ 264, 267 und 316 HGB in der seit 2024 geltenden Fassung. Stufenplan und Fehler: Mandatspraxis von nugrow. Stand: Oktober 2026.
