Die Zahlen für August kommen im Oktober, der Investorenbericht steht auf Schätzungen, und die Liquiditätsplanung rechnet mit alten Kontoständen. Wir stellen die Fachkräfte, die den Rückstand aufholen – ohne dass der laufende Monat dabei liegen bleibt.
Der Monatsabschluss ist das Frühwarnsystem eines Unternehmens. Kommt er Wochen zu spät oder gar nicht, wird jede Entscheidung auf alten Zahlen getroffen: Budget, Personalplanung, Gespräche mit Bank und Investor.
Typische Anzeichen: Belege liegen unbearbeitet, Bankkonten sind nicht abgestimmt, offene Posten bei Kunden und Lieferanten stimmen nicht, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung beruht auf unvollständigen Daten. Häufige Ursachen sind ein Abgang in der Buchhaltung, schnelles Wachstum ohne zusätzliche Stelle, ein Systemwechsel oder eine neue Gesellschaft in der Gruppe.
Der Fehler, der jetzt am häufigsten passiert: Das Team arbeitet die alten Monate ab – und produziert dabei den nächsten Rückstand, weil der aktuelle Monat liegen bleibt.
Zuerst die Bestandsaufnahme: Welche Monate und Konten sind offen, welche Belege fehlen, welche Termine sind hart – Investorenbericht, Bankmeldung, Umsatzsteuer? Daraus entsteht in der ersten Woche ein Arbeitsplan mit realistischer Dauer.
Dann zwei getrennte Stränge. Eine Interim-Buchhaltung arbeitet die offenen Monate in klar abgegrenzten Paketen ab: Bankabstimmung, Debitoren, Kreditoren, Abgrenzungen. Das interne Team hält den laufenden Monat. Fehlen Prioritäten, Freigaben oder jemand, der den Abschluss verantwortet, übernimmt ein Head of Finance auf Zeit die Abschlussleitung.
Am Ende steht nicht nur der aufgeholte Rückstand, sondern ein Abschlusskalender mit festen Terminen und Vertretungen – damit der nächste Rückstand gar nicht erst entsteht.
Offene Monate, Konten, Belege und Abstimmungen je Gesellschaft erfassen. Eine Stichprobe bearbeiten, den Aufwand hochrechnen, harte Termine festhalten. Ergebnis: Arbeitsplan mit Dauer und Rollen.
Arbeitspakete nach Monat und Kontenbereich. Der laufende Monat bleibt getrennt besetzt. Fehlende Belege werden nachgefordert, offene Fragen in einer Entscheidungsliste geführt.
Der jüngste Monat bekommt Vorrang vor dem ältesten, sobald die Eröffnungssalden stimmen – damit Investor und Geschäftsführung schnell wieder aktuelle Zahlen sehen.
Abschlusskalender mit Arbeitstagen, Zuständigkeiten und Vertretungen, laufende Kontenabstimmung, Übergabe an das interne Team.
Wenn die Zahlen eines Monats erst nach mehreren Wochen oder gar nicht vorliegen, Bankkonten nicht abgestimmt sind und Berichte an Investor oder Bank auf Schätzungen beruhen.
Das hängt an der Zahl der offenen Monate, der Belegqualität und der Zahl der Gesellschaften. Die Stichprobe in der ersten Woche liefert eine belastbare Spanne statt einer Hoffnung.
Wenn Belege und Freigaben vorliegen und nur Kapazität fehlt, ja. Fehlen Entscheidungen, Prioritäten oder jemand, der den Abschluss verantwortet, braucht es zusätzlich eine leitende Rolle.
Sie läuft weiter und muss fristgerecht abgegeben werden. Stellt sich beim Aufholen heraus, dass Werte falsch waren, wird die Voranmeldung berichtigt – abgestimmt mit dem Steuerberater.
Bei nugrow beginnt Buchhaltung bei 850 € netto pro Tag, ein Head of Finance liegt bei 1.300 €, CFO-Unterstützung bei 1.800 €. Drei Tage Buchhaltung pro Woche über acht Wochen ergeben 24 Tage, also 20.400 € netto.
Mit einem Abschlusskalender, der jede Aufgabe einem Arbeitstag und einer Person zuordnet, und mit einer benannten Vertretung für jede Schlüsselaufgabe.
Zur Leistung: Interim Accounting & FP&A. Wenn zusätzlich die Abschlussleitung fehlt, siehe Head of Finance auf Zeit; die Tagessätze nach Rolle stehen auf der Preisseite.
Begriffe im Glossar: Head of Finance und 13-Wochen-Liquiditätsplanung.
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