Kurz gefasst
Ein Board Pack ist der Bericht, den Beirat und Investoren regelmäßig bekommen – bei den meisten Unternehmen mit Kapitalgebern monatlich, mit einer ausführlicheren Fassung zur Sitzung. Gut ist er, wenn ein Leser nach fünf Minuten weiß:
- was passiert ist und warum,
- wie lange das Geld reicht,
- was sich an der Erwartung für das Jahr ändert,
- welche Entscheidung jetzt gebraucht wird.
Dieser Beitrag richtet sich an Startups und Scale-ups mit Venture-Capital-Investoren und an Mittelständler mit Beirat. Für Private-Equity-Portfoliounternehmen gibt es ein eigenes, ausgefülltes Muster mit Excel-Vorlage: PE-Reporting: Muster-Board-Pack.
Monatsbericht und Sitzungsunterlage: zwei Rhythmen
Beides wird oft vermischt. Der Monatsbericht ist kurz und kommt jeden Monat zum selben Termin. Die Sitzungsunterlage für Beirat oder Board – meist quartalsweise – baut darauf auf und ergänzt Strategie, Forecast und Beschlussvorlagen. Wer den Monatsbericht sauber führt, hat die Sitzungsunterlage zu zwei Dritteln fertig.
Was gilt rechtlich? Der Vorstand einer AG muss den Aufsichtsrat mindestens vierteljährlich über den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz, und die Lage der Gesellschaft informieren (§ 90 AktG). Für einen freiwilligen Beirat einer GmbH gibt es keine solche gesetzliche Vorgabe – Inhalt und Rhythmus regeln Satzung, Beiratsordnung oder Beteiligungsvertrag. In US-amerikanischen VC-Verträgen sind Quartalszahlen innerhalb von 45 Tagen und ein Budget vor Beginn des Geschäftsjahrs üblich; monatliche Zahlen werden teils zusätzlich vereinbart. Maßgeblich ist immer euer eigener Vertrag.
Die Vorlage: acht Abschnitte
Eine Gliederung, die sich in unserer Mandatspraxis bewährt hat. Sie passt auf rund sieben Seiten plus Anhang.
| Nr. | Abschnitt | Inhalt | Umfang |
|---|---|---|---|
| 1 | Zusammenfassung | Drei bis fünf Kernaussagen, Ampel für Umsatz, Ergebnis und Liquidität, benötigte Entscheidungen | 1 Seite |
| 2 | Kennzahlen auf einen Blick | 8 bis 12 Kennzahlen mit Monat, Plan, Abweichung, Vorjahr und Trend | 1 Seite |
| 3 | Gewinn- und Verlustrechnung | Monat und kumuliert gegen Plan und Vorjahr, Kommentar je wesentlicher Abweichung | 1 Seite |
| 4 | Liquidität | Bankbestand, Mittelabfluss (Burn) oder Cashflow, Reichweite in Monaten, Vorschau für 13 Wochen | 1 Seite |
| 5 | Vertrieb und Kunden | Pipeline, Neukunden, Kündigungen – je nach Geschäftsmodell | ½ Seite |
| 6 | Team | Köpfe gegen Plan, offene Stellen, Abgänge in Schlüsselrollen | ½ Seite |
| 7 | Forecast für das Jahr | Jahreserwartung alt und neu, Gründe für die Änderung | 1 Seite |
| 8 | Risiken, Maßnahmen, Entscheidungen | Offene Punkte mit Verantwortlichem und Termin, Beschlussvorlagen | 1 Seite |
In den Anhang gehören Bilanz, Detailtabellen und – wenn ein Kreditvertrag Auflagen enthält – der Covenant-Nachweis. Wie der funktioniert, beschreibt der Anlass Covenant-Reporting.
Welche Kennzahlen hineingehören
Wenige, immer dieselben, immer gleich definiert. Welche, hängt vom Geschäftsmodell ab. Die Auswahl unten ist eine Orientierung aus der Praxis:
| Geschäftsmodell | Typische Kennzahlen |
|---|---|
| Software (SaaS) | Wiederkehrender Jahresumsatz (ARR), neuer ARR, Kündigungsquote, Netto-Umsatzbindung (NRR), Burn Multiple, Reichweite |
| E-Commerce und Handel | Umsatz, Rohertragsmarge, Marketingkosten je Neukunde, Lagerreichweite, Retourenquote |
| Dienstleistung und Agentur | Auslastung, Umsatz je Kopf, Projektmarge, Auftragsbestand |
| Industrie und Mittelstand | Auftragseingang, Auftragsbestand, Materialquote, EBITDA-Marge, Working Capital |
Für alle gilt: Liquidität und Reichweite stehen auf Seite 1. Eine 13-Wochen-Liquiditätsplanung macht den Abschnitt 4 belastbar. Acht Basiskennzahlen mit Ampel liefert der Finanz-Health-Check.
Der Kommentar: das Wichtigste am Bericht
Zahlen ohne Kommentar erzeugen Rückfragen. Ein guter Kommentar beantwortet je wesentlicher Abweichung drei Fragen:
- Was ist passiert? Der Fakt, mit Betrag.
- Warum? Die Ursache – nicht die Zahl noch einmal in Worten.
- Was folgt daraus? Maßnahme, Wirkung auf den Forecast, nötige Entscheidung.
Ein erfundenes Beispiel. Schwach: „Der Umsatz liegt 8 % unter Plan.“ Besser: „Der Umsatz liegt 40 Tsd. € unter Plan, weil zwei Projektstarts von Oktober auf Dezember gerutscht sind. Beide Verträge sind unterschrieben; die Jahreserwartung bleibt. Keine Entscheidung nötig.“
Trenne Fakten, Annahmen und offene Punkte. Schlechte Nachrichten gehören nach oben, nicht in den Anhang.
Timing: ein fester Kalender
| Zeitpunkt | Schritt |
|---|---|
| Arbeitstag 1–10 | Monatsabschluss |
| bis Arbeitstag 12 | Kennzahlen und Kommentar, Abstimmung mit der Geschäftsführung |
| bis Arbeitstag 15 | Versand des Monatsberichts |
| mindestens 1 Woche vor der Sitzung | Versand der Sitzungsunterlage |
Die Arbeitstage sind ein Richtwert aus unserer Praxis. Wie der Abschluss in zehn Arbeitstagen gelingt, zeigen der Monatsabschluss-Kalender und der Beitrag Fast Close. Der Anbieter Board Intelligence empfiehlt, Sitzungsunterlagen mindestens eine Woche vorher zu verschicken; nach seiner eigenen Erhebung erhalten 55 % der Board-Mitglieder sie weniger als fünf Tage vorher. Lieber ein fester, realistischer Termin als ein ehrgeiziger, der ständig wackelt.
Die häufigsten Fehler
- Zu lang. Board Intelligence beziffert den durchschnittlichen Board Pack auf 226 Seiten. Der Monatsbericht gehört auf wenige Seiten, Details in den Anhang.
- Nur Vergangenheit. Ohne Forecast und Liquiditätsvorschau kann der Beirat nicht steuern, nur kommentieren.
- Wechselnde Definitionen. Wird ARR oder EBITDA jeden Monat anders gerechnet, glaubt niemand der Zahl. Definitionen einmal festschreiben, Änderungen kennzeichnen.
- Kein Plan zum Vergleich. Ohne Budget gibt es keine Abweichung, nur eine Zahl.
- Überraschungen in der Sitzung. Schlechte Nachrichten gehören in den Bericht oder vorab ans Telefon – nicht als neue Folie in der Sitzung.
- Zahlen ohne Abgleich. Werte aus drei Systemen per Kopieren und Einfügen, ohne Abstimmung mit der Buchhaltung.
Wer den Bericht erstellt
Verantwortlich ist die Geschäftsführung, erstellt wird er von der Finanzfunktion. Fehlt sie oder ist sie ausgelastet, kann ein Fractional CFO den Bericht aufsetzen und monatlich liefern, oder Interim Accounting & FP&A übernimmt Abschluss und Auswertung. Für Private-Equity-Portfolios siehe Private Equity. Wenn Investoren immer öfter nachfragen, ist das selbst ein Warnsignal – mehr dazu in Warnsignale: Wann braucht euer Unternehmen einen CFO?. Tagessätze nach Rolle stehen auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Was ist ein Board Pack?
Die Unterlage, die Beirat, Board oder Investoren zum Monatsende oder vor einer Sitzung erhalten: Zusammenfassung, Kennzahlen, Ergebnis, Liquidität, Forecast sowie Risiken und Entscheidungen.
Wie oft sollte man an Beirat und Investoren berichten?
Bei Unternehmen mit Kapitalgebern ist ein kurzer Monatsbericht üblich, dazu eine ausführlichere Unterlage zu jeder Sitzung, meist quartalsweise. Maßgeblich sind Satzung, Beiratsordnung oder Beteiligungsvertrag.
Wie lang sollte der Monatsbericht sein?
So kurz, dass ein Leser die Kernaussagen in fünf Minuten erfasst – in der Praxis rund sieben Seiten plus Anhang. Details gehören in den Anhang, nicht in die Zusammenfassung.
Wann sollte der Bericht verschickt werden?
Zu einem festen Termin, in der Praxis bis etwa zum 15. Arbeitstag nach Monatsende. Unterlagen für eine Sitzung sollten mindestens eine Woche vorher bei den Teilnehmenden sein.
Welche Kennzahlen gehören in den Bericht?
Wenige, immer gleich definierte: Liquidität und Reichweite immer, dazu die Treiber des Geschäftsmodells – bei Software etwa wiederkehrender Umsatz, Kündigungsquote und Burn Multiple.
Was unterscheidet das vom Reporting an Private-Equity-Gesellschafter?
PE-Gesellschafter erwarten meist zusätzlich eine EBITDA-Überleitung, eine Cash-Brücke und Covenant-Werte in festgelegter Form. Ein ausgefülltes Muster dafür steht im Beitrag „PE-Reporting: Muster-Board-Pack und Excel-Vorlage“.
Weiterlesen
- PE-Reporting: Muster-Board-Pack und Excel-Vorlage – das ausgefüllte Muster für Private-Equity-Gesellschafter.
- Power BI für Investoren-Reporting – wenn der Bericht automatisiert werden soll.
- Covenant-Reporting und Liquiditätsplanung – was Banken und Debt Funds sehen wollen.
- Monatsabschluss-Kalender – der Abschluss in zehn Arbeitstagen.
- Warnsignale: Wann braucht euer Unternehmen einen CFO?
- Anlass Monatsabschluss im Rückstand – wenn der Bericht an fehlenden Zahlen scheitert.
Quellen und Stand
Berichtspflichten des Vorstands einer AG: § 90 Aktiengesetz. Übliche Informationsrechte in US-VC-Verträgen: Morrison Foerster, „Ask a MoFo: Common Provisions in Venture Capital Term Sheets – Information and Observer Rights“. Versandzeitpunkt, Länge und Umfragewerte: Board Intelligence, „A guide to creating effective board packs“ (eigene Erhebung des Anbieters, ohne Angabe der Stichprobe). Gliederung, Zeitplan, Kennzahlenauswahl und Beispiel: Mandatspraxis von nugrow. Stand: Oktober 2026.
