Kreditorenbuchhaltung: Von der Eingangsrechnung zur Zahlung

Was macht die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung erfasst alle Rechnungen deiner Lieferanten und sorgt dafür, dass sie richtig gebucht und pünktlich bezahlt werden. Sie ist das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung, die Forderungen gegen Kunden führt. Gut gemacht schützt sie dich vor Doppelzahlungen, Mahngebühren und verpassten Skonti. Und sie liefert die Zahlen, die du für eine verlässliche Liquiditätsplanung brauchst.

Direkt zum Abschnitt: Ablauf · Lieferantendaten · Was gesetzlich gilt · Rechenbeispiel Skonto · Typische Fehler · Aufbau im Scale-up

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Rechnung erfassen: Jede Rechnung wird dem richtigen Lieferanten (Kreditor) zugeordnet. Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Fälligkeit werden festgehalten.
2. Rechnung prüfen: Stimmen Menge, Preis und Leistung mit Bestellung und Lieferschein überein? Sind die Pflichtangaben vollständig? Wie die Prüfung Schritt für Schritt aussieht, steht im Beitrag Rechnungsprüfung. Der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung heißt auch Drei-Wege-Abgleich.
3. Kontieren: Du legst fest, auf welches Konto, welche Kostenstelle und mit welchem Steuerschlüssel gebucht wird. Die Verbindlichkeit landet auf dem Konto des Lieferanten.
4. Freigeben: Eine zweite Person gibt die Zahlung frei. Wer erfasst, prüft und freigibt, sollte klar geregelt und nach Möglichkeit nicht dieselbe Person sein.
5. Bezahlen: Zahlungen laufen gebündelt zu festen Terminen oder einzeln, wenn ein Skonto ansteht. Die Fälligkeit und die Skontofrist kommen aus der Rechnung.
6. Ablegen: Die Rechnung wird nachvollziehbar und unveränderbar archiviert, damit sie bei einer Prüfung auffindbar ist.

Zwischen den Schritten liegt die Liste der offenen Posten. Sie zeigt, was wann fällig wird, und ist die Grundlage für den Auszahlungsteil der 13-Wochen-Liquiditätsplanung.

Das Fundament: saubere Lieferantendaten

Bevor die erste Rechnung kommt, brauchst du gepflegte Stammdaten. Dazu gehören Name und Anschrift, eine Kreditorennummer, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Pflege diese Daten an genau einer Stelle und lege fest, wer sie ändern darf. Neue Lieferanten durchlaufen idealerweise einen kurzen Anlageprozess: Wer hat bestellt, gibt es Vertrag oder Bestellung, stimmen die Angaben? Ein sauberer Stamm verhindert, dass derselbe Lieferant doppelt angelegt wird und seine Rechnung unter zwei Nummern läuft.

Was gesetzlich gilt

Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Diese Regeln solltest du aber kennen:

• E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 können dir inländische Lieferanten Rechnungen im strukturierten E-Rechnungsformat schicken, ohne dass du zustimmen musst. Dein Postfach und deine Software müssen sie also lesen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papierrechnungen sind für Umsätze bis Ende 2026 noch erlaubt, bei Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Mehr dazu im Beitrag Rechnung per Mail und E-Rechnung.
• Aufbewahrung: Buchungsbelege und empfangene Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren. Sonstige Unterlagen wie Handelsbriefe sechs Jahre.
• Zeitnahe Buchung: Die GoBD, das Regelwerk der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Buchführung, sehen die Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich an.
• Verzug: Wer eine Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang bezahlt, kommt spätestens dann in Verzug. Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen ist nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde und nicht grob unbillig ist.
• Vorsteuer: Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Die Voraussetzungen erklärt der Beitrag Vorsteuerabzug.

Rechenbeispiel: Lohnt sich das Skonto?

Fiktives, vereinfachtes Beispiel: Ein Lieferant stellt dir eine Rechnung über 10.000 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer aus, also 11.900 Euro. Die Konditionen lauten: 30 Tage netto, bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen 2 Prozent Skonto.

• Skonto in Euro: 2 % von 11.900 Euro = 238 Euro. Du überweist 11.662 Euro.
• Steuer: Das Skonto mindert auch die Umsatzsteuer. Von den 238 Euro entfallen 200 Euro auf den Nettobetrag und 38 Euro auf die Steuer. Deinen Vorsteuerabzug musst du entsprechend um 38 Euro korrigieren.
• Effektiver Jahreszins: 2 ÷ (100 − 2) × 360 ÷ (30 − 10) ≈ 36,7 % pro Jahr.

Der Gedanke dahinter: Zahlst du 20 Tage früher, "verdienst" du 2 Prozent. Hochgerechnet auf ein Jahr ist das meist deutlich mehr, als ein Kontokorrentkredit kostet. Liegt der Wert über deinen Finanzierungskosten, lohnt sich das Skonto in der Regel, auch wenn du dafür kurzfristig Geld aufnehmen müsstest. Bei knapper Liquidität gilt das nicht automatisch: Dann musst du prüfen, ob dir die früheren 11.662 Euro an anderer Stelle fehlen.

Rechne das für jede Rechnung mit Skonto durch. Ein einfaches Raster hilft: Skonto in Euro, letzter Zahlungstag, Liquiditätsbedarf an diesem Tag, Entscheidung. So wird aus einem Bauchgefühl eine nachvollziehbare Regel, die auch dein Team anwenden kann, und du dokumentierst gleich, warum du ein Skonto gezogen oder bewusst ausgelassen hast.

Typische Fehler und Grenzen

1. Doppelzahlung: Dieselbe Rechnung wird zweimal erfasst oder bezahlt, etwa als PDF per Mail und später als Papier. Prüfe Rechnungsnummer und Betrag vor jeder Buchung.
2. Verpasstes Skonto: Wenn Rechnungen in einem Postfach liegen, läuft die Skontofrist ab, bevor jemand sie sieht.
3. Verspätete Zahlung: Mahngebühren und Ärger mit wichtigen Lieferanten sind vermeidbar, wenn du Fälligkeiten wöchentlich sortierst.
4. Geänderte Bankverbindung: Ändert ein Lieferant seine Kontodaten, solltest du das über einen zweiten Weg bestätigen lassen, zum Beispiel per Rückruf unter der bekannten Nummer.
5. Unklare Zuständigkeiten: Wenn niemand weiß, wer freigibt, bleiben Rechnungen liegen. Lege Freigabegrenzen und Vertretungen schriftlich fest.
6. Gewinn ist nicht Liquidität: Bezahlte Rechnungen belasten dein Konto zu einem anderen Zeitpunkt als das Ergebnis. Warum das wichtig ist, zeigt der Beitrag EBITDA steigt, Liquidität sinkt.

So baust du die Kreditorenbuchhaltung im Scale-up auf

1. Lege einen festen Rechnungseingang fest, zum Beispiel eine zentrale Mailadresse, und leite alle Rechnungen dorthin.
2. Definiere Freigabegrenzen: Bis zu welchem Betrag genügt eine Person, ab wann braucht es zwei?
3. Plane feste Zahlungstermine, zum Beispiel einmal pro Woche, und ziehe Skonto-Rechnungen vor.
4. Miss wenige Kennzahlen: Anteil der Doppelzahlungen, Durchlaufzeit von Eingang bis Freigabe und das Alter der offenen Verbindlichkeiten.
5. Nutze die Liste der offenen Posten als Eingabe für die Liquiditätsplanung. Die kurzfristigen Verbindlichkeiten bilden außerdem den Nenner der Liquiditätsgrade.
6. Vergleiche dein Zahlungsverhalten mit dem deiner Kunden. Die Kundenseite behandelt der Beitrag Forderungsmanagement und Debitorenbuchhaltung, die Wirkung beider Seiten auf dein Kapital der Beitrag Working Capital senken.

Wenn dir intern die Kapazität fehlt, unterstützen wir dich bei Buchhaltung, Reporting und Planung. Mehr dazu unter Interim Accounting und FP&A. Wie du Engpässe früh erkennst, steht im Beitrag Liquiditätsengpass: Frühwarnsignale erkennen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kreditoren und Debitoren?

Kreditoren sind deine Lieferanten, bei denen du Verbindlichkeiten hast. Debitoren sind deine Kunden, die dir Geld schulden. Die Kreditorenbuchhaltung führt Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge, die Debitorenbuchhaltung Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge.

Wie lange musst du Eingangsrechnungen aufbewahren?

Empfangene Rechnungen und Buchungsbelege musst du acht Jahre aufbewahren. Sonstige Unterlagen wie Handelsbriefe sind sechs Jahre aufzubewahren. Bei Rechnungen beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurden.

Wann kommst du mit einer Zahlung in Verzug?

Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Für diesen Verzug nach 30 Tagen ist keine Mahnung nötig. Ein früherer Verzug kann sich aus Vertrag oder Zahlungsziel ergeben.

Lohnt sich Skonto immer?

Meist ja, wenn der umgerechnete Jahreszins über deinen Finanzierungskosten liegt. Im fiktiven Beispiel dieses Artikels sind es rund 36,7 Prozent. Bei knapper Liquidität solltest du aber zuerst prüfen, ob du das Geld früher entbehren kannst.

Quellen

Gesetzliche Angaben nach § 286 BGB, § 271a BGB, § 147 AO, § 14 UStG, § 14b UStG, § 17 UStG und § 27 Abs. 38 UStG. Zeitnahe Erfassung nach Rz. 47 der GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025). Prozessschritte nach sevDesk: Kreditorenbuchhaltung und Perk: Kreditorenbuchhaltungsprozess. Skonto-Formel nach Tacto: Skonto-Kalkulation. Das Rechenbeispiel wurde von nugrow erstellt und enthält keine Kunden- oder Benchmarkdaten. Stand: Oktober 2026.