Vorsteuerabzug: Voraussetzungen, Rechnung und typische Fehler

Wann kannst du die Vorsteuer abziehen?

Du kannst die Umsatzsteuer aus einer Eingangsrechnung als Vorsteuer abziehen, wenn ein anderer Unternehmer eine Leistung für dein Unternehmen erbracht hat, du eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt und kein gesetzlicher Ausschluss greift. Der Abzug entsteht, sobald Leistung und Rechnung vorliegen. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Abzug kürzen.

Stand: Oktober 2026. Die Angaben sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Steuerberatung.

Direkt zum Abschnitt: Voraussetzungen · Pflichtangaben · Wann kein Abzug möglich ist · Rechenbeispiel · Häufige Fehler

Die fünf Voraussetzungen im Überblick

1. Du bist Unternehmer und der Bezug dient deinem Unternehmen.
2. Der Lieferant ist ebenfalls Unternehmer und weist die Umsatzsteuer offen aus.
3. Die Leistung ist für Umsätze bestimmt, die den Abzug zulassen. Dienen die Bezüge steuerfreien Umsätzen, ist der Abzug in der Regel ausgeschlossen.
4. Du hast eine ordnungsgemäße Rechnung. Das Gesetz knüpft den Abzug an eine Rechnung nach den §§ 14 und 14a UStG.
5. Kein Ausschluss: private Nutzung und einzelne gesetzliche Sonderfälle bleiben außen vor.

Zeitlich entsteht der Abzug grundsätzlich in dem Voranmeldungszeitraum, in dem Leistung und Rechnung vorliegen. Bei Anzahlungen kommt es darauf an, dass die Rechnung vorliegt und du die Zahlung geleistet hast. Das bestimmt, in welche Umsatzsteuervoranmeldung die Vorsteuer gehört.

Welche Angaben die Rechnung enthalten muss

Eine Rechnung ist nur dann Grundlage für den Abzug, wenn die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind:

• vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden,
• Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung,
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,
• Entgelt, angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag,
• bei Steuerbefreiung oder Umkehr der Steuerschuldnerschaft ein entsprechender Hinweis.

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (Kleinbetragsrechnung). Name und Anschrift des Empfängers sind dort nicht nötig, Steuersatz und Betrag müssen aber erkennbar sein.

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Eine als PDF gesendete Rechnung zählt zwischen inländischen Unternehmen in der Regel nicht mehr als E-Rechnung. Was das für Empfang, Archivierung und Versand bedeutet, steht im Beitrag E-Rechnung statt PDF per Mail. Wie du Eingangsrechnungen systematisch prüfst, zeigt Rechnungen kontrollieren: Schritt für Schritt.

Wann kein oder nur ein anteiliger Abzug möglich ist

• Kleinunternehmer: Wer unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fällt, weist keine Umsatzsteuer aus und kann auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Die Grenzen erklärt der Beitrag Umsatzsteuer vs. Mehrwertsteuer.
• Steuerfreie Umsätze: Wer ausschließlich oder teilweise steuerfrei umsetzt, etwa bei bestimmten Heilbehandlungen oder der Vermietung, kann die Vorsteuer nur in dem Umfang abziehen, in dem er steuerpflichtig umsetzt.
• Private Nutzung: Wird ein Gegenstand teils privat genutzt, gehört nur der unternehmerische Anteil in den Abzug.
• Sonderfälle: Für bestimmte Ausgaben, etwa Bewirtung oder Geschenke, gelten besondere Regeln. Kläre sie vorab mit deiner Steuerberatung.

Ändern sich die Verhältnisse später, etwa durch eine andere Nutzung eines Wirtschaftsguts, kann eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs nötig werden (§ 15a UStG). Der Berichtigungszeitraum beträgt bei beweglichen Wirtschaftsgütern fünf Jahre, bei Grundstücken zehn Jahre.

Rechenbeispiel: Was eine fehlerhafte Rechnung kostet

Fiktives, vereinfachtes Beispiel: Ein Unternehmen kauft Software-Beratung für 5.000 Euro netto. Auf der Rechnung stehen 950 Euro Umsatzsteuer (19 Prozent), aber weder die Steuernummer des Lieferanten noch der Leistungszeitpunkt.

• Gesamtbetrag der Rechnung: 5.950 Euro.
• Vorsteuer bei ordnungsgemäßer Rechnung: 950 Euro, die die Zahllast der Voranmeldung mindern.
• Fehlen Pflichtangaben, kann das Finanzamt den Abzug versagen, bis die Rechnung berichtigt ist. Die 950 Euro bleiben dann zunächst als Kosten im Unternehmen.

Der Betrag geht nicht verloren, wenn die Rechnung berichtigt wird. Das Unternehmen finanziert die Steuer aber bis dahin selbst, und bei knapper Liquidität summiert sich das schnell. Ob eine berichtigte Rechnung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurückwirkt, hängt vom Einzelfall und der aktuellen Rechtsprechung ab. Das solltest du mit deiner Steuerberatung klären.

Häufige Fehler vermeiden

1. Rechnung ungeprüft verbuchen: Pflichtangaben stichprobenartig, besser bei jeder Rechnung, gegen eine Checkliste prüfen.
2. Falscher Empfänger: Lautet die Rechnung auf eine andere Gesellschaft oder auf dich privat, fehlt die Grundlage für den Abzug.
3. Vorsteuer im falschen Zeitraum: Wird sie zu früh geltend gemacht, droht eine Korrektur. Wird sie vergessen, verschenkst du Liquidität.
4. E-Rechnung nur als Bild ablegen: Das strukturierte Original muss erhalten bleiben und lesbar sein.
5. Gemischte Nutzung nicht aufteilen: Private und betriebliche Anteile gehören sauber getrennt.

Wenn Belege liegen bleiben oder Abschlüsse spät kommen, ist das selten ein Wissens-, sondern meist ein Kapazitätsproblem. nugrow unterstützt mit Interim Accounting und FP&A.

Häufig gestellte Fragen

Welche Voraussetzungen gelten für den Vorsteuerabzug?

Du musst Unternehmer sein, die Leistung von einem anderen Unternehmer für dein Unternehmen beziehen und eine ordnungsgemäße Rechnung besitzen. Außerdem darf kein gesetzlicher Ausschluss greifen, etwa durch steuerfreie Umsätze oder die Kleinunternehmerregelung.

Kann ich Vorsteuer aus einer Rechnung ziehen, die unvollständig ist?

Das Finanzamt kann den Abzug versagen, wenn Pflichtangaben fehlen. Du kannst den Lieferanten bitten, die Rechnung zu berichtigen. Ob die Berichtigung rückwirkend wirkt, solltest du im Einzelfall mit deiner Steuerberatung klären.

Gelten für kleine Rechnungen weniger Anforderungen?

Ja. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Name und Anschrift des Empfängers sind dann nicht nötig, Steuersatz und Betrag müssen aber erkennbar sein.

Wann wird die Vorsteuer berichtigt?

Ändern sich die Verhältnisse, die für den Abzug maßgeblich waren, etwa durch eine andere Nutzung eines Wirtschaftsguts, kann eine Berichtigung nach § 15a UStG nötig sein. Der Berichtigungszeitraum beträgt fünf Jahre bei beweglichen Wirtschaftsgütern und zehn Jahre bei Grundstücken.

Quellen und Stand

Rechtsgrundlagen: § 15 UStG, § 14 UStG und § 15a UStG. Zusammenfassung der Praxisregeln nach Steuerschroeder: Vorsteuerabzug. Das Rechenbeispiel wurde von nugrow erstellt. Prüfe vor Abgabe der Voranmeldung stets den aktuellen Stand bei deiner Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.