Rechnungsprüfung: sachlich, rechnerisch und formell prüfen

Was ist Rechnungsprüfung?

Rechnungsprüfung heißt: Du kontrollierst jede Eingangsrechnung, bevor sie gebucht und bezahlt wird. Geprüft wird in drei Schritten. Die sachliche Prüfung klärt, ob die Leistung so geliefert wurde wie bestellt. Die rechnerische Prüfung klärt, ob Mengen, Preise, Summen und Steuer stimmen. Die formelle Prüfung klärt, ob die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Erst wenn alle drei Schritte passen, wird die Rechnung freigegeben.

Stand: Oktober 2026. Dieser Leitfaden ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung.

Direkt zum Abschnitt: Zweck · Sachliche Prüfung · Rechnerische Prüfung · Formelle Prüfung · Ablauf und Freigabe · E-Rechnung · Checkliste

Wozu die Rechnungsprüfung dient

Die Prüfung hat zwei Aufgaben. Sie schützt dein Geld: Bezahlt wird nur, was bestellt, geliefert und richtig berechnet wurde. Und sie schützt den Vorsteuerabzug: Das Finanzamt erkennt die Umsatzsteuer aus einer Eingangsrechnung nur an, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist. Was dafür sonst noch gilt, erklärt der Beitrag Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und typische Fehler.

Nebenbei verhindert eine saubere Prüfung Doppelzahlungen und verpasste Skonti, und sie liefert verlässliche Daten für die Liquiditätsplanung. Die Rechnungsprüfung ist damit ein Schritt der Kreditorenbuchhaltung, zwischen Rechnungseingang und Zahlung. Den gesamten Ablauf zeigt der Beitrag Kreditorenbuchhaltung: Von der Eingangsrechnung zur Zahlung.

Die drei Prüfschritte im Überblick

Die Reihenfolge ist nicht fest. Viele Unternehmen prüfen zuerst formell, weil eine Rechnung ohne Pflichtangaben ohnehin zurück an den Lieferanten geht. Wichtig ist nur, dass am Ende alle drei Schritte dokumentiert sind.

1. Sachliche Rechnungsprüfung

Die sachliche Prüfung beantwortet die Frage, ob die Rechnung inhaltlich berechtigt ist. Sie gehört zu der Person, die bestellt hat. Nur sie weiß, was vereinbart war und ob es angekommen ist.

• Bestellung vorhanden: Gibt es eine Bestellung, einen Vertrag oder ein Angebot, auf das sich die Rechnung bezieht?
• Lieferung erhalten: Stimmen Artikel, Menge und Lieferdatum mit dem Lieferschein oder Wareneingang überein?
• Leistung erbracht: Bei Dienstleistungen helfen Leistungsnachweise, Stundenzettel oder ein Projektstand.
• Qualität in Ordnung: Gab es Mängel, Reklamationen oder Teillieferungen?
• Richtiger Empfänger: Ist die Rechnung an die richtige Gesellschaft adressiert und der richtigen Kostenstelle zuzuordnen?

Der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung heißt auch Drei-Wege-Abgleich. Wo es keine Bestellung gibt, etwa bei Abos oder Beratung, tritt der Vertrag an ihre Stelle.

2. Rechnerische Rechnungsprüfung

Die rechnerische Prüfung kontrolliert die Zahlen. Sie klingt banal, findet aber regelmäßig Fehler, vor allem bei Preisanpassungen, die nie im System hinterlegt wurden.

• Einzelpreise gegen Bestellung, Angebot oder Rahmenvertrag
• Menge mal Einzelpreis je Position
• Rabatte, Boni und Zuschläge wie Fracht oder Verpackung
• Zwischensumme und Gesamtbetrag
• Steuerbetrag: Entgelt mal Steuersatz, je Steuersatz getrennt
• Zahlungsziel und Skonto so, wie vereinbart
• Abzug bereits gezahlter Anzahlungen in der Schlussrechnung

Achte besonders auf den Steuerbetrag. Weist ein Lieferant zu viel Umsatzsteuer aus, schuldet er den Betrag zwar dem Finanzamt (§ 14c UStG). Als Vorsteuer abziehen darfst du ihn trotzdem nicht. Ist keine Steuer ausgewiesen, muss die Rechnung den Grund nennen, etwa eine Steuerbefreiung oder die Steuerschuld des Leistungsempfängers.

3. Formelle Rechnungsprüfung

Die formelle Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen, bis eine berichtigte Rechnung vorliegt.

Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
7. Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
8. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
9. In bestimmten Fällen ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
10. Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger die Angabe „Gutschrift“

Weitere Angaben verlangt § 14a UStG in Sonderfällen, etwa den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ beim Reverse-Charge-Verfahren oder die USt-IdNr. beider Seiten bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV weniger Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Name und Anschrift des Empfängers sind hier nicht nötig.

Was ist die kaufmännische Rechnungsprüfung?

Der Begriff ist nicht gesetzlich festgelegt. In der Praxis meint er meist den Teil der Prüfung, den Einkauf oder Buchhaltung übernehmen: Preise, Konditionen, Rabatte, Zahlungsziel und Skonto werden gegen Bestellung und Vertrag abgeglichen, zusammen mit der rechnerischen Prüfung. Die kaufmännische Prüfung ergänzt also die sachliche Prüfung der Fachabteilung. Wichtig ist, dass in deinem Unternehmen klar geregelt ist, wer welchen Teil verantwortet.

Ablauf im Unternehmen: Freigabegrenzen und Vier-Augen-Prinzip

Ein funktionierender Prüfprozess besteht aus wenigen, klar verteilten Schritten:

1. Eingang: Alle Rechnungen kommen an einer Stelle an, zum Beispiel über eine zentrale Mailadresse oder ein E-Rechnungs-Postfach.
2. Erfassung und formelle Prüfung: Die Buchhaltung erfasst die Rechnung und prüft die Pflichtangaben.
3. Sachliche Prüfung: Die bestellende Person bestätigt Lieferung oder Leistung.
4. Rechnerische Prüfung und Kontierung: Konto, Kostenstelle und Steuerschlüssel werden festgelegt.
5. Freigabe: Eine berechtigte Person gibt die Zahlung frei.
6. Zahlung und Ablage: Bezahlt wird zum Fälligkeits- oder Skontotermin, die Rechnung wird unveränderbar archiviert.

Freigabegrenzen legen fest, wer bis zu welchem Betrag freigeben darf. Die Grenzen sind in jedem Unternehmen anders. Ein mögliches Beispiel für ein Scale-up, keine Empfehlung:

Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet: Wer eine Rechnung erfasst oder fachlich bestätigt, gibt sie nicht allein frei. So lassen sich Fehler und Betrug schwerer verstecken. In kleinen Teams reicht oft eine einfache Regel: Niemand gibt eigene Bestellungen und keine Zahlung an einen neu angelegten Lieferanten allein frei. Hinterlege außerdem Vertretungen. Der häufigste Grund für verpasste Skontofristen ist eine Freigabe, die im Urlaub liegen bleibt.

E-Rechnung: Was sich seit 2025 ändert

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von inländischen Lieferanten empfangen können. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung erlaubt. In der Praxis sind das XRechnung oder ZUGFeRD in einem normkonformen Profil. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer Mail.

Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

• Für Umsätze in 2025 und 2026 sind Papierrechnungen bis Ende 2026 noch erlaubt, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• Für Umsätze in 2027 gilt das bis Ende 2027 nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Rechnungen per EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung, also auch auf Papier oder als PDF, kommen.

Für die Prüfung heißt das: Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht das mitgelieferte Sichtbild. Wer nur das PDF-Bild ansieht, prüft nicht das, was steuerlich zählt. Archiviert wird ebenfalls der Datensatz. Rechnungen und Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Details zum Versand stehen im Beitrag E-Rechnung statt PDF per Mail.

Typische Fehler bei der Rechnungsprüfung

1. Doppelte Zahlung: Dieselbe Rechnung kommt per Mail und per Post und wird zweimal gebucht. Prüfe Lieferant, Rechnungsnummer und Betrag vor jeder Buchung.
2. Falscher Empfänger: Die Rechnung lautet auf eine andere Gesellschaft der Gruppe. Dann fehlt die Grundlage für den Vorsteuerabzug.
3. Selbst korrigiert: Fehlende Angaben darf nur der Aussteller ergänzen. Handschriftliche Korrekturen des Empfängers zählen nicht.
4. Leistungsdatum fehlt: Der Zeitpunkt der Leistung muss auf der Rechnung stehen. Ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt, fehlen darf er nicht.
5. Geänderte Bankverbindung ungeprüft übernommen: Neue Kontodaten immer über einen zweiten Weg bestätigen, zum Beispiel per Rückruf unter der bekannten Nummer.
6. Nur das Bild geprüft: Bei E-Rechnungen gilt der Datensatz. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählen die Daten.
7. Freigabe ohne sachliche Prüfung: Wer freigibt, ohne dass die bestellende Person bestätigt hat, bezahlt im Zweifel Leistungen, die nie erbracht wurden.

Checkliste Rechnungsprüfung

• Rechnung an die richtige Gesellschaft adressiert?
• Bestellung, Vertrag oder Angebot vorhanden?
• Lieferung oder Leistung von der bestellenden Person bestätigt?
• Mengen und Einzelpreise wie vereinbart?
• Rabatte, Zuschläge und Anzahlungen richtig berücksichtigt?
• Summen und Steuerbetrag nachgerechnet?
• Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vorhanden?
• Bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge der passende Hinweis?
• Rechnungsnummer noch nicht gebucht?
• Bankverbindung unverändert oder bestätigt?
• Bei E-Rechnung: strukturierter Datensatz lesbar und geprüft?
• Freigabe nach Freigabegrenze und Vier-Augen-Prinzip erteilt?
• Zahlungsziel und Skontofrist im Zahllauf vorgemerkt?
• Rechnung unveränderbar archiviert?

Werkzeuge: Was sich automatisieren lässt

Die formelle und rechnerische Prüfung lässt sich gut automatisieren. Software liest die Belegdaten aus oder übernimmt sie direkt aus der E-Rechnung, gleicht sie mit Bestellung und Stammdaten ab und erkennt Dubletten. Die sachliche Prüfung bleibt Aufgabe der Menschen, die bestellt haben. Bei der Auswahl zählen drei Fragen: Liest das System XRechnung und ZUGFeRD? Lässt sich der Freigabeweg mit Grenzen und Vertretungen abbilden? Schreibt es sauber in die Buchhaltung zurück? Einen Überblick über gängige Werkzeuge bietet die Finance-Tool-Datenbank.

Wenn Rechnungen schneller kommen als die Freigaben oder der Prüfprozess erst aufgebaut werden muss, unterstützen wir mit Interim Accounting und FP&A.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen sachlicher und rechnerischer Rechnungsprüfung?

Die sachliche Prüfung klärt, ob die berechnete Ware oder Leistung wie bestellt geliefert wurde. Die rechnerische Prüfung klärt, ob Mengen, Einzelpreise, Rabatte, Summen und Steuerbetrag richtig berechnet sind.

Welche Angaben prüft die formelle Rechnungsprüfung?

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Was versteht man unter kaufmännischer Rechnungsprüfung?

Der Begriff ist gesetzlich nicht festgelegt. Meist ist der Abgleich von Preisen, Konditionen, Rabatten, Zahlungsziel und Skonto mit Bestellung und Vertrag gemeint, zusammen mit der rechnerischen Prüfung. Sie ergänzt die sachliche Prüfung durch die Fachabteilung.

Wer prüft und gibt Rechnungen im Unternehmen frei?

Die bestellende Person prüft sachlich, die Buchhaltung formell und rechnerisch. Freigegeben wird nach festgelegten Betragsgrenzen und nach dem Vier-Augen-Prinzip, also nicht von derselben Person, die die Rechnung erfasst oder bestätigt hat.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD in einem normkonformen Profil. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung. Empfangen können müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.

Darf ich eine fehlerhafte Rechnung selbst korrigieren?

Nein. Fehlende oder falsche Angaben muss der Aussteller berichtigen. Reklamiere die Rechnung konkret mit der fehlenden Angabe und prüfe die berichtigte Fassung danach erneut vollständig.

Weiterlesen

• Kreditorenbuchhaltung: Von der Eingangsrechnung zur Zahlung – der gesamte Ablauf mit Skonto-Rechenbeispiel.
• Vorsteuerabzug: Voraussetzungen und typische Fehler – was eine fehlerhafte Rechnung kostet.
• Interim Accounting und FP&A – wenn Buchhaltung und Abschluss Kapazität brauchen.

Quellen und Stand

Rechtsgrundlagen: § 14 UStG, § 14a UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG und § 33 UStDV. Zur E-Rechnung: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, geändert durch BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Das Beispiel für Freigabegrenzen wurde von nugrow erstellt und ist keine Empfehlung für einen bestimmten Betrag. Stand: Oktober 2026.