Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch aus?
Noch ja, aber nicht mehr lange. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Papier- und PDF-Rechnungen im Inland weiter genutzt werden, danach wird die strukturierte E-Rechnung schrittweise zur Pflicht. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Stand: Oktober 2026. Der Beitrag fasst die geltenden Regeln zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.
Direkt zum Abschnitt: Zeitplan · Was zählt als E-Rechnung? · Pflichtangaben · Checkliste
Der Zeitplan bis 2028
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Der Absender braucht dafür keine vorherige Zustimmung. Was Software dabei abnimmt, zeigt der Beitrag Digitale Lösungen für das Rechnungsmanagement im B2B-Bereich.
- 2025 und 2026: Papierrechnungen und andere Formate wie PDF oder JPG dürfen weiter ausgestellt werden, bei elektronischer Übermittlung mit Zustimmung des Empfängers.
- 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen. Größere Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B-Geschäft strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland sind davon nicht erfasst.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software automatisch lesen kann. Er muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässig sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X in geeigneten Profilen. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit den eingebetteten Daten. Andere Formate sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig und zählen nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Quelle: IHK Erfurt.
Pflichtangaben auf jeder Rechnung
Unabhängig vom Format müssen Rechnungen die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten:
- Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, gegebenenfalls ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Fehlen Angaben, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet sein. Mehr zur Meldung der Umsatzsteuer steht im Beitrag Umsatzsteuervoranmeldung 2026.
Ausnahmen und Aufbewahrung
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, da sie von der Umsatzsteuer befreit sind. Sie sollten E-Rechnungen von Geschäftspartnern aber empfangen können. Quelle: IHK Schwerin.
E-Rechnungen müssen im ursprünglichen strukturierten Format und unter Beachtung der GoBD aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder die PDF-Ansicht allein genügt nicht.
Checkliste für Unternehmen
- Empfang sicherstellen: Richte ein Postfach ein, das E-Rechnungen entgegennimmt, und lege fest, wer sie prüft und freigibt.
- Software prüfen: Kann deine Buchhaltung E-Rechnungen schreiben und lesen? Eine Übersicht bietet der Beitrag DATEV-Alternativen für Startups. Rechnungsprogramme für kleine Betriebe vergleicht der Überblick Rechnungssoftware für kleine Betriebe.
- Archiv anpassen: Speichere das strukturierte Original revisionssicher, nicht nur die PDF-Ansicht.
- Stammdaten pflegen: Vollständige Kundendaten, Steuernummern und gegebenenfalls Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern.
- Prozesse klären: Von der Rechnung bis zur Zahlung und zum Mahnwesen. Das hilft auch beim Forderungsmanagement.
Wenn du Prozess und Software gleichzeitig umstellen willst, unterstützt nugrow bei der Einführung der Software.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht. Sie ist für Rechnungen im Inland nur noch übergangsweise zulässig.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen und verarbeiten sollten sie aber können.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Im ursprünglichen strukturierten Format und unter Beachtung der GoBD und der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht allein reicht nicht.
Quellen und Stand
Zeitplan, Formate und Ausnahmen nach IHK Erfurt und IHK Schwerin. Prüfe Details wie Formatprofile und Fristen vor der Umsetzung beim BMF oder deiner Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
