Die kurze Antwort
Personalkosten sind in den meisten Unternehmen der größte Kostenblock. Sie lassen sich am zuverlässigsten Stelle für Stelle planen: mit Startmonat, Stellenanteil, Bruttogehalt und einem Satz für die Nebenkosten. Daraus ergeben sich Monatskosten, Jahreskosten und die Zahl der Köpfe in Vollzeitäquivalenten.
Excel-Vorlage: Personalkostenplanung als Excel herunterladen. Alle Zahlen darin sind erfundene Beispielwerte.
Was die Vorlage enthält
- Eine Zeile je Stelle mit Startmonat, Endmonat (0 = läuft durch), Bruttogehalt bei Vollzeit und Stellenanteil.
- Einen einstellbaren Nebenkostensatz in Prozent vom Brutto.
- Die Kosten je Stelle für jeden der zwölf Monate.
- Summenzeilen für Personalkosten, Köpfe (Vollzeitäquivalente) und kumulierte Kosten.
- Die Jahreskosten je Stelle.
So rechnet die Vorlage
Die Monatskosten einer Stelle ergeben sich aus Bruttogehalt mal Stellenanteil mal eins plus Nebenkostensatz, und zwar nur in den Monaten zwischen Start und Ende. Eine Stelle, die im Juli beginnt, kostet im Januar nichts und ab Juli den vollen Betrag. Das klingt banal, ist aber der häufigste Fehler in Jahresplänen: Wer Neueinstellungen gleichmäßig über das Jahr verteilt, plant zu hohe Kosten am Anfang und zu niedrige am Ende.
Der Nebenkostensatz
Zu den Bruttokosten kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und weitere Nebenkosten hinzu, etwa Beiträge zur Unfallversicherung oder Zuschüsse. Der Beispielwert in der Vorlage liegt bei 21 Prozent. Der tatsächliche Satz hängt vom Einzelfall ab; Ihre Lohnbuchhaltung nennt Ihnen die Zahl, die zu Ihrem Unternehmen passt. Ändern Sie den Wert in der gelben Zelle, und die ganze Planung rechnet neu.
Beispiel aus der Vorlage
Erfundenes Beispiel: Ein kleines Team startet im Januar mit zwei Personen und wächst bis September auf sieben Vollzeitäquivalente. Die Personalkosten steigen von rund 19.000 Euro im Januar auf rund 53.000 Euro pro Monat ab September, die Jahreskosten liegen bei rund 502.000 Euro. Der Plan zeigt sofort, was eine zusätzliche Stelle im Herbst im laufenden Jahr kostet und was sie im Folgejahr über zwölf Monate kosten würde. Das sind zwei verschiedene Zahlen, und beide braucht die Geschäftsführung für die Entscheidung.
Typische Fehler in der Personalplanung
- Nebenkosten vergessen. Das Bruttogehalt ist nicht das, was die Stelle das Unternehmen kostet.
- Startmonat zu optimistisch. Zwischen Entscheidung, Suche und Kündigungsfrist des neuen Mitarbeiters liegen oft mehrere Monate.
- Einmalkosten ausgeblendet. Recruiting, Ausstattung und Einarbeitung kommen zusätzlich. Die Vorlage enthält sie bewusst nicht; Sie können sie in einer eigenen Zeile ergänzen.
- Teilzeit nicht abgebildet. Ein Stellenanteil von 0,5 halbiert die Kosten, aber nicht automatisch den Aufwand für Führung und Abstimmung.
- Plan und Ist laufen auseinander. Ohne regelmäßigen Abgleich mit der Lohnbuchhaltung ist der Plan nach wenigen Monaten veraltet.
Wie Sie die Vorlage einsetzen
Tragen Sie zuerst die bestehenden Stellen ein, danach die geplanten. Prüfen Sie die Summe pro Monat gegen Ihr Budget und gegen die Liquidität: Wie sich die Personalkosten auf die Reichweite Ihres Geldes auswirken, zeigt der Artikel Runway berechnen. Der Abgleich mit dem tatsächlichen Verlauf gelingt mit der Budget-Ist-Abweichungsanalyse.
Häufige Fragen
Was ist ein Vollzeitäquivalent?
Ein Vollzeitäquivalent rechnet Teilzeitstellen auf Vollzeit um. Zwei Personen mit je einem halben Stellenanteil ergeben ein Vollzeitäquivalent. So lassen sich Köpfe und Kosten vergleichbar planen.
Wie hoch sind die Personalnebenkosten?
Das hängt vom Einzelfall ab, etwa vom Gehalt, von der Versicherung und von freiwilligen Leistungen. In der Vorlage steht ein Beispielwert von 21 Prozent, den Sie durch den Satz Ihrer Lohnbuchhaltung ersetzen sollten.
Wie plane ich eine Stelle, die später endet?
Tragen Sie in der Spalte Endmonat die Monatsnummer ein, in dem die Stelle zuletzt Kosten verursacht. Der Wert 0 bedeutet, dass die Stelle durchläuft.
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Wie Sie Liquidität kurzfristig planen, steht im Artikel zur 13-Wochen-Liquiditätsplanung. Unterstützung bei Planung und Controlling beschreibt die Seite Interim Accounting und FP&A. Die Vorlage ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Lohnberatung.
