Die kurze Antwort
Eine Budget-Ist-Abweichungsanalyse vergleicht jede Position mit dem freigegebenen Budget, benennt die Abweichung in Euro und Prozent und hält fest, warum sie entstanden ist. Entscheidend ist der letzte Schritt: Eine Zahl ohne Ursache hilft dem Management nicht bei der nächsten Entscheidung.
Excel-Vorlage: Budget-Ist-Abweichungsanalyse als Excel herunterladen. Alle Zahlen darin sind erfundene Beispielwerte.
Was die Vorlage enthält
- Budget und Ist je Position, für den Monat und für das Jahr bis heute.
- Eine Typ-Auswahl je Position (Erlös oder Kosten), damit das Vorzeichen stimmt.
- Abweichung in Euro und Prozent, bei der eine positive Zahl immer günstig ist.
- Eine einstellbare Schwelle: Ungünstige Abweichungen darüber werden mit „Prüfen“ markiert.
- Ein Kommentarfeld für die Ursache.
So lesen Sie die Abweichung richtig
Bei Erlösen ist ein höheres Ist günstig, bei Kosten ein niedrigeres. Die Vorlage rechnet deshalb beide Typen auf dieselbe Logik um: Plus ist gut, Minus braucht eine Erklärung. So lassen sich Erlös- und Kostenzeilen in einer Tabelle vergleichen, ohne bei jeder Zeile das Vorzeichen zu überlegen.
Schauen Sie immer auf Monat und Jahr zusammen. Eine Abweichung im Monat kann reines Timing sein und sich im Jahr wieder ausgleichen. Wächst sie dagegen im Jahresverlauf, ist sie eher strukturell.
Die Ursache festhalten
Sinnvoll ist ein kleiner, fester Katalog, den alle im Team verwenden:
- Menge: mehr oder weniger Kunden, Aufträge oder Stunden als geplant.
- Preis: andere Preise oder Konditionen als angenommen.
- Zeitpunkt: ein Vorgang ist in einen anderen Monat gerutscht.
- Einmalig: ein Aufwand oder Ertrag, der nicht wiederkehrt.
- Strukturell: die Annahme war falsch und muss im Forecast angepasst werden.
Nur strukturelle Abweichungen ändern den Forecast. Alles andere wird erklärt und abgehakt.
Beispiel aus der Vorlage
Erfundenes Beispiel: Der Umsatz liegt im Monat 3.000 Euro unter Budget, weil zwei Vertragsabschlüsse in den Oktober gerutscht sind. Das ist Zeitpunkt, keine Struktur. Die Marketingkosten liegen 30 Prozent über Budget, wegen einer einmaligen Messe. Auch das wird als einmalig vermerkt. Prüfen muss das Management dagegen, wenn die Personalkosten jeden Monat über Plan liegen: Dann stimmt die Annahme nicht, und der Forecast gehört angepasst.
Wie Sie die Vorlage einsetzen
Tragen Sie nach dem Monatsabschluss Budget und Ist ein, legen Sie Ihre Schwelle fest und kommentieren Sie jede markierte Zeile. Eine Schwelle von fünf Prozent ist ein Startwert; sie sollte zur Größe der Position passen. Bei kleinen Beträgen lohnt eine zusätzliche Euro-Grenze im Kopf. Wie der Abschluss zeitlich abläuft, zeigt der Monatsabschluss-Kalender.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?
Das Budget ist der freigegebene Plan und bleibt als Vergleichsmaßstab unverändert. Der Forecast zeigt die aktuelle Erwartung und wird laufend angepasst. Wird das Budget bei jeder Änderung überschrieben, lässt sich keine Abweichung mehr erklären.
Ab wann ist eine Abweichung relevant?
Das hängt von Größe der Position und Ihrem Risiko ab. Als Startwert dient oft eine Prozentschwelle, ergänzt um einen Mindestbetrag in Euro. Die Vorlage hat dafür ein Eingabefeld.
Wer sollte die Abweichungen kommentieren?
Idealerweise die Verantwortlichen der jeweiligen Position, etwa Vertrieb für Umsatz oder Marketing für Werbekosten. Das Controlling sammelt die Kommentare und prüft, ob sie den Forecast verändern.
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