Die kurze Antwort
Zwei Dokumente entscheiden über Tempo und Qualität einer Besetzung. Das Anforderungsprofil vor der Anfrage – acht Felder, eine halbe Seite. Und der Angebotsvergleich danach – sieben Punkte, die in jedem Angebot stehen müssen, damit sich zwei Angebote überhaupt vergleichen lassen.
Der häufigste Grund für eine schlechte Besetzung ist nicht der falsche Anbieter, sondern eine Anfrage, die nicht sagt, was gebraucht wird.
Das Anforderungsprofil in acht Feldern
Diese acht Angaben reichen. Wer sie hat, bekommt passende Profile statt Standardvorschläge.
- Anlass und nächster kritischer Termin. Warum jetzt, und was passiert, wenn nichts passiert? Ein Abschluss, eine Gesellschafterrunde, eine Covenant-Frist, ein Closing. Dieses Feld bestimmt alles Weitere.
- Rolle und Entscheidungsrechte. Was entscheidet die Besetzung selbst, was bleibt bei Geschäftsführung oder Gesellschafter? Wer gibt Zahlungen frei? Der häufigste Reibungspunkt überhaupt – und er entsteht fast immer, weil dieses Feld leer blieb.
- Erwartete Ergebnisse. Was soll am Ende vorliegen, geprüft von wem? „Abschluss zum zehnten Werktag, freigegeben“ ist überprüfbar, „Finanzbereich stabilisieren“ nicht.
- Umfang und Laufzeit. Tage pro Woche, erwartete Dauer, Ort und Reisebedarf.
- Ausgangslage. Gesellschaften, Systeme, Teamgröße, Stand der Buchhaltung, offene Abschlüsse.
- Gesellschafterkreis und Berichtspflichten. Wer bekommt welche Zahlen wann? Ein PE-Fonds mit definiertem Reportingformat ist eine andere Aufgabe als ein Gründerkreis.
- Was die Besetzung nicht übernimmt. Genauso wichtig wie der Auftrag selbst – sonst wandert im dritten Monat alles dazu, was sonst niemand macht.
- Übergabe. An wen, in welcher Form, bis wann? Wenn das erst am Ende geregelt wird, wird es nicht geregelt.
Die sieben Punkte im Angebot
Zwei Angebote mit demselben Tagessatz können sich um dreistellige Prozentsätze unterscheiden. Diese sieben Punkte machen sie vergleichbar:
- Ist der Tagessatz der Endpreis? Oder kommen Vermittlungsentgelt, Projektleitung oder Qualitätssicherung obendrauf?
- Was zählt als Tag? Ein voller Arbeitstag, eine Mindeststundenzahl, ein angefangener Tag?
- Reisekosten und Reisezeit. Enthalten, pauschaliert, nach Aufwand? Wird Reisezeit berechnet?
- Mindestabnahme. Gibt es eine Mindestzahl an Tagen pro Monat oder eine Mindestlaufzeit?
- Kündigungsfrist – beidseitig, mit Frist in Tagen oder Wochen.
- Vertretung und Austausch. Was passiert bei Ausfall, was bei einer Fehlbesetzung? Details in Was passiert, wenn es nicht passt.
- Übergabe. Ist der Aufwand am Mandatsende im Preis, oder wird er zusätzlich berechnet?
Ein Anbieter, der auf diese sieben Fragen keine schriftliche Antwort gibt, hat sie sich noch nicht gestellt.
Die Rechnung, die den Vergleich entscheidet
Nicht der Tagessatz, sondern die Gesamtkosten über die erwartete Laufzeit: Tagessatz × Tage pro Woche × Wochen, plus Reisekosten, plus Übergabeaufwand, plus alles, was nicht im Satz enthalten ist.
Ein Satz von 1.600 Euro mit allem inklusive kann günstiger sein als 1.400 Euro plus Vermittlungsentgelt, Reisekosten und berechnetem Übergabeaufwand. Die Bandbreiten nach Rolle stehen auf der Preisseite.
Wie viele Anbieter anfragen?
Zwei bis drei. Einer gibt keinen Vergleichsmaßstab, fünf kosten mehr Zeit, als sie an Erkenntnis bringen – und die guten Profile sind vergeben, bevor die Runde durch ist.
Bei zeitkritischen Lagen gilt das Gegenteil: Dann zählt, wer innerhalb von 24 Stunden ein passendes Profil vorlegt, und der Vergleich findet zwischen zwei Personen statt, nicht zwischen fünf Anbietern.
Häufige Fragen
Wie lang sollte ein Anforderungsprofil sein?
Eine halbe Seite. Was sich nicht in acht Feldern sagen lässt, ist meist noch nicht entschieden – und das fällt beim Ausfüllen auf, was der eigentliche Nutzen ist.
Was, wenn wir noch nicht wissen, welche Rolle wir brauchen?
Dann ist das Feld „Erwartete Ergebnisse“ die Antwort: Beschreib das Ergebnis, nicht die Rolle. Ein guter Anbieter leitet daraus ab, ob es Buchhaltung, FP&A oder Finanzführung braucht – siehe Verstärken statt ersetzen.
Sollten wir ein Budget nennen?
Ja. Ein genannter Rahmen führt zu passenden Vorschlägen; ein verschwiegener führt zu zwei Runden Nachverhandlung. Die üblichen Bandbreiten sind ohnehin öffentlich.
Wie lange dauert die Auswahl?
Mit Anforderungsprofil und zwei bis drei Anbietern: erste Profile innerhalb von 24 Stunden, Gespräche in derselben Woche, Start wenige Tage nach Entscheidung. Ohne Profil dauert allein die Klärung der Anfrage meist länger.
Braucht es eine formale Ausschreibung?
Außerhalb des öffentlichen Sektors selten. Die acht Felder als E-Mail reichen – wichtiger als die Form ist, dass alle Anbieter dieselbe Grundlage bekommen.
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Quellen und Stand
Der Beitrag beruht auf der Mandatspraxis von nugrow bei Anfragen und Angebotsprozessen. Stand: September 2026.