Rechnungsmanagement im B2B war lange eine Frage der Ordnung: Posteingang, Prüfung, Freigabe, Ablage. Seit dem 1. Januar 2025 ist es zusätzlich eine Frage der gesetzlichen Pflicht. Dieser Beitrag ordnet ein, was der Gesetzgeber verlangt, was Software davon abnimmt – und was nicht.
Wichtigste Erkenntnisse
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können.
- Die Pflicht zum Versand kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
- Eine E-Rechnung ist kein PDF. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, in Deutschland umgesetzt als XRechnung und ZUGFeRD 2.x.
- Buchungsbelege sind seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren – unverändert und im Originalformat.
- Automatisierung beschleunigt Durchlaufzeiten deutlich, ersetzt aber weder die sachliche Prüfung noch ein sauberes Freigabekonzept.
Was das Gesetz verlangt
Der Zeitplan
Das Wachstumschancengesetz hat die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verbindlich gemacht. Die Stufen im Überblick:
- Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können – unabhängig von Größe und Umsatz. Eine E-Mail-Adresse reicht formal aus, die Verarbeitung dahinter nicht.
- Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen dürfen weiter versendet werden. Ein PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe haben noch ein Jahr länger Zeit.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle. EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen zulässig.
Ein transaktionsbezogenes Meldesystem – also die Übermittlung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung – ist angekündigt, aber terminlich offen und an EU-Vorgaben gebunden.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann. Ein eingescanntes Papier oder ein per Mail versendetes PDF erfüllt die Anforderung nicht – auch dann nicht, wenn es digital erzeugt wurde. Maßgeblich ist die Norm EN 16931. In Deutschland verbreitet sind zwei Umsetzungen: die XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD ab Version 2.x, das ein PDF mit eingebettetem XML kombiniert. Für den Menschen sieht ZUGFeRD aus wie eine gewohnte Rechnung, für die Software ist der XML-Teil die verbindliche Quelle.
Praktisch heißt das: Bei ZUGFeRD zählt im Zweifel der Datensatz, nicht das Bild. Weichen beide voneinander ab, ist das ein Fehler, der im Prüfprozess auffallen muss.
Aufbewahrung
Rechnungen gehören zu den Buchungsbelegen. Deren Aufbewahrungsfrist ist seit dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt worden. Längere Fristen können weiterhin greifen, etwa wenn eine Außenprüfung läuft oder Festsetzungsfristen noch offen sind. Entscheidend ist die Form: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss im Original aufbewahrt werden. Ausdrucken und abheften ersetzt die Archivierung nicht, ein PDF-Export des XML ebenso wenig.
GoBD in der Praxis
Was tatsächlich geprüft wird
Die GoBD verlangen keine bestimmte Software, sondern drei Eigenschaften: Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Übersetzt in den Alltag bedeutet das, dass jede Rechnung ab Eingang mit Zeitstempel erfasst ist, spätere Änderungen protokolliert werden statt den ursprünglichen Stand zu überschreiben, und dass ein Prüfer den Weg von der Buchung zum Beleg und zurück gehen kann.
Der häufigste Mangel in kleineren Unternehmen ist nicht fehlende Technik, sondern die fehlende Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie Belege eingehen, wer sie freigibt, wo sie liegen und wie lange. Sie ist Pflicht und wird in Prüfungen regelmäßig angefordert.
Datenschutz
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten – Ansprechpartner, Leistungsempfänger, gelegentlich Beschäftigtendaten. Wer Verarbeitung oder Archivierung auslagert, braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag und sollte wissen, in welchem Rechenzentrum die Daten liegen. Die Aufbewahrungspflicht aus dem Steuerrecht und das Löschgebot aus der DSGVO stehen dabei nicht im Widerspruch: Die gesetzliche Aufbewahrung ist ein zulässiger Grund, Daten zu behalten – aber eben nur für den Zweck und nur so lange.
Was Automatisierung leistet
Der messbare Teil
Der Nutzen liegt weniger im Einsparen von Papier als im Verkürzen der Durchlaufzeit. Wenn eine Eingangsrechnung automatisch erfasst, gegen Bestellung und Wareneingang abgeglichen und dem richtigen Freigeber zugewiesen wird, verkürzt sich der Weg vom Eingang bis zur Zahlungsfreigabe typischerweise von Tagen auf Stunden. Das wirkt an zwei Stellen: Skontofristen werden wieder erreichbar, und die Verbindlichkeiten sind zu jedem Zeitpunkt vollständig bekannt – was eine belastbare Liquiditätsplanung überhaupt erst möglich macht.
Der zweite Effekt ist die Fehlerquote. Automatische Prüfungen fangen ab, was Menschen übersehen: doppelte Rechnungsnummern, abweichende Bankverbindungen, Beträge ohne passende Bestellung. Gerade der Bankverbindungswechsel ist ein verbreitetes Betrugsmuster, das ein regelbasierter Abgleich zuverlässiger erkennt als der Blick auf ein Dokument.
Der Teil, der bleibt
Software liest Daten aus und sortiert sie. Sie entscheidet nicht, ob eine Leistung tatsächlich erbracht wurde, ob der vereinbarte Preis stimmt oder ob ein Projekt das Budget trägt. Diese sachliche Prüfung bleibt beim Fachbereich – und genau dort entstehen in der Praxis die Verzögerungen, nicht in der Erfassung. Wer automatisiert, ohne vorher festzulegen, wer was bis zu welchem Betrag freigibt, beschleunigt nur den Weg bis zum Engpass.
Auch die Kontierung ist kein Selbstläufer. Lernende Systeme erreichen bei wiederkehrenden Lieferanten hohe Trefferquoten, brauchen aber einen sauberen Kontenrahmen und eine Instanz, die Ausnahmen entscheidet. KI-Kontierung und Belegerkennung sind Werkzeuge, keine Abteilung.
Die Einführung praktisch angehen
Reihenfolge
Sinnvoll ist, mit dem Eingang zu beginnen, nicht mit dem Ausgang: Der Empfang ist bereits Pflicht, der Versand hat noch Frist. Ein Weg, der sich bewährt hat:
- Eingangskanal festlegen. Eine dedizierte Rechnungsadresse, die Lieferanten kommuniziert wird, statt Rechnungen in persönlichen Postfächern.
- Formate prüfen. Welche Lieferanten senden bereits XRechnung oder ZUGFeRD, welche noch PDF? Das bestimmt den Aufwand.
- Freigaberegeln schriftlich fixieren. Wer gibt bis welchem Betrag frei, wer vertritt, was passiert bei Abweichung zur Bestellung.
- Archiv klären. Wo liegt der strukturierte Datensatz, wie lange, und wie kommt ein Prüfer heran.
- Verfahrensdokumentation schreiben. Sie entsteht ohnehin – besser jetzt als unter Prüfungsdruck.
- Ausgang umstellen. Erst wenn der Eingang stabil läuft.
Worauf bei der Auswahl zu achten ist
Die Softwarelandschaft ist unübersichtlich und der passende Zuschnitt hängt stärker vom Unternehmen ab als von Funktionslisten. Drei Fragen trennen die Kandidaten schnell: Werden XRechnung und ZUGFeRD 2.x nativ erzeugt und gelesen, oder nur konvertiert? Gibt es eine geprüfte Schnittstelle zum bestehenden Buchhaltungssystem und zur Steuerkanzlei? Und liegt eine Bescheinigung zur GoBD-Konformität für die Archivierung vor?
Ebenfalls relevant, aber leicht zu übersehen: Kommt man an die eigenen Daten wieder heran, wenn man den Anbieter wechselt? Ein Export, der nur PDFs liefert, ist für ein Archiv nicht ausreichend.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine Digitalisierungsoption mehr, sondern ein Termin im Kalender – mit 2027 und 2028 als verbleibenden Stufen. Der Pflichtteil ist überschaubar: empfangen können, im Originalformat aufbewahren, den Prozess dokumentieren. Der eigentliche Gewinn liegt daneben, in kürzeren Durchlaufzeiten und einer Verbindlichkeitsseite, die jederzeit vollständig ist. Wer die Umstellung dafür nutzt, den Freigabeprozess zu ordnen statt nur ein Werkzeug einzuführen, hat hinterher mehr als eine erfüllte Pflicht.
Weiterlesen
Vertiefend zum Thema: KI-Automatisierung in der Finanzabteilung. Die Begriffe KI-Kontierung und Belegerkennung sind im Finance-Glossar definiert. Das Leistungsangebot steht auf der Seite Accounting as a Service.
Häufig gestellte Fragen
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht im B2B?
Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Der verpflichtende Versand folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 – in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x. Ein reines PDF gilt als sonstige Rechnung und ist derzeit nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Wie lange müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege und damit Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren, vorher waren es zehn. Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss dabei im Originalformat und unverändert erhalten bleiben.
Was verlangen die GoBD bei digitalen Rechnungen?
Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Änderungen müssen protokolliert statt überschrieben werden, und es braucht eine Verfahrensdokumentation, die den Weg vom Rechnungseingang bis zur Archivierung beschreibt.
Was bringt die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung konkret?
Vor allem kürzere Durchlaufzeiten: Erfassung, Abgleich mit der Bestellung und Zuweisung an den Freigeber laufen ohne manuelle Schritte. Das macht Skontofristen wieder erreichbar und hält die Verbindlichkeiten jederzeit vollständig – die Grundlage einer belastbaren Liquiditätsplanung.
Was nimmt Software nicht ab?
Die sachliche Prüfung. Ob eine Leistung erbracht wurde, der Preis stimmt und das Budget trägt, entscheidet der Fachbereich. Ohne klare Freigaberegeln beschleunigt Automatisierung nur den Weg bis zum Engpass.
