KI-Kontierung
KI-Kontierung bezeichnet die automatische Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu Sachkonten, Kostenstellen und Steuerschlüsseln durch ein lernendes System. Grundlage sind vergangene Buchungen desselben Unternehmens. Bei wiederkehrenden Vorfällen ist die Trefferquote hoch; Sonderfälle müssen über Regeln zur manuellen Prüfung ausgesteuert werden.
Woraus ein Buchungsvorschlag entsteht
Das Modell lernt aus der Buchungshistorie des Unternehmens: Welcher Lieferant wurde bisher auf welches Konto gebucht, mit welcher Kostenstelle und welchem Steuerschlüssel? Dazu kommen Merkmale des Belegs – Betrag, Text, Positionen, Wiederkehrhinweise. Der Vorschlag ist damit unternehmensspezifisch: Ein Modell, das auf fremden Daten trainiert wurde, kennt weder den Kontenrahmen noch die Konventionen des Hauses.
Wo die Zuordnung zuverlässig ist
Bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen mit gleichbleibendem Muster: Miete, Software-Abonnements, Telekommunikation, Fahrzeugkosten, Versicherungen, wiederkehrende Dienstleistungen. Nach wenigen Belegen desselben Lieferanten ist der Vorschlag in aller Regel richtig – und meist besser als der einer angelernten Aushilfe, weil er die gesamte Historie berücksichtigt statt einer Erinnerung.
Wo sie mit hoher Sicherheit falsch liegt
Genau das ist der kritische Punkt: Ein Modell gibt auch dann einen Vorschlag mit hoher Sicherheit aus, wenn der Fall neu ist. Betroffen sind vor allem:
- Belege, die zwischen Investition und laufendem Aufwand zu trennen sind,
- Rechnungen mit gemischtem Steuersatz,
- periodenfremde Aufwendungen und Abgrenzungen über den Jahreswechsel,
- innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen,
- Reverse Charge und Bauleistungen,
- durchlaufende Posten und Auslagen,
- Anzahlungen und Teilleistungen.
Für diese Gruppen ist ein selbstsicherer falscher Vorschlag gefährlicher als gar kein Vorschlag, weil er ungeprüft übernommen wird. Sie brauchen eine Regel, die sie am Merkmal erkennt – Lieferantenland, Steuerschlüssel, Betragsgrenze, Schlüsselwort im Belegtext – und zwingend zur Prüfung aussteuert.
Wie ein tragfähiger Aufbau aussieht
Drei Stufen haben sich bewährt. Erstens feste Regeln für eindeutige Wiederholfälle – diese brauchen kein Modell. Zweitens das Modell für den variablen Rest, mit einer Schwelle, ab der ein Vorschlag ohne Rückfrage übernommen wird. Drittens eine Ausnahmeliste für die oben genannten Sonderfälle, die unabhängig von der Sicherheit des Modells immer geprüft werden.
Was die GoBD verlangen
Automatisch erzeugte Buchungen sind zulässig, müssen aber nachvollziehbar sein: Wer oder was hat gebucht, auf welcher Grundlage, wann, und wie wurde nachträglich korrigiert. Der Nachweis gehört in die Verfahrensdokumentation. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Buchführung bleibt unverändert bei der Geschäftsführung – ein Modell übernimmt sie nicht.