Automatisierungsgrad
Der Automatisierungsgrad misst den Anteil der Geschäftsvorfälle, die ohne manuellen Eingriff verarbeitet werden. Die strengere Variante ist die Dunkelverarbeitungsquote: der Anteil der Vorgänge, die vom Eingang bis zur Verbuchung vollständig ohne menschliches Zutun durchlaufen. Sie ist die aussagekräftigere Größe, weil sie Teilautomatisierung nicht mitzählt.
Warum die Definition entscheidet
Kaum eine Kennzahl wird so unterschiedlich gerechnet. Zählt eine Rechnung als automatisiert, wenn sie automatisch erfasst, aber manuell freigegeben wurde? Wenn der Buchungsvorschlag bestehen blieb, aber jemand ihn bestätigt hat? Je nach Definition liegt derselbe Prozess bei 30 oder bei 80 Prozent.
Deshalb ist die Dunkelverarbeitungsquote die brauchbarere Größe: Anteil der Vorgänge, die vom Eingang bis zur Verbuchung kein einziges Mal von einem Menschen angefasst wurden. Diese Zahl lässt sich nicht schönrechnen, und sie hängt unmittelbar mit dem Aufwand zusammen, den man senken will.
Realistische Größenordnungen
Im Rechnungseingang hängt das Erreichbare fast vollständig an der Bestellquote. Wo eine Bestellung existiert und ein Wareneingang gebucht ist, läuft ein hoher Anteil durch. Wo keine Bestellung existiert, ist die inhaltliche Freigabe eine menschliche Entscheidung – dann begrenzt nicht die Technik, sondern die Organisation.
Aus dieser Kopplung folgt eine unbequeme Konsequenz: Wer den Automatisierungsgrad heben will, muss zuerst die Beschaffungsdisziplin verbessern. Das ist ein organisatorisches Vorhaben, kein Softwareprojekt.
Warum 100 Prozent kein Ziel sind
Ein Teil der Vorgänge soll geprüft werden: Sonderfälle in der Kontierung, Abweichungen jenseits der Toleranz, ungewöhnliche Beträge, neue Lieferanten. Ein sehr hoher Automatisierungsgrad ist deshalb kein reines Gutzeichen – er kann auch bedeuten, dass die Aussteuerungsregeln zu grob sind und Ausnahmen ungeprüft durchlaufen. Die sinnvolle Zielgröße ist ein hoher Anteil bei den dafür geeigneten Vorgängen, nicht über alle.
Die Kennzahlen, die dazugehören
Der Automatisierungsgrad allein ist irreführend. Aussagekräftig wird er zusammen mit drei weiteren Größen: der Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Freigabe, der Fehler- und Korrekturquote bei den automatisch verarbeiteten Vorgängen und dem Fertigstellungstag des Monatsabschlusses. Ein steigender Automatisierungsgrad bei gleichzeitig steigender Korrekturquote ist kein Fortschritt, sondern eine Verlagerung des Aufwands nach hinten.
Messen vor dem Projekt
Alle diese Größen gehören einmal vor dem Start eines Automatisierungsvorhabens erhoben. Ohne Ausgangswert lässt sich hinterher weder der Nutzen belegen noch entscheiden, ob der nächste Schritt sich lohnt.