Purchase-to-Pay-Automatisierung
Purchase-to-Pay-Automatisierung bezeichnet die durchgängige Automatisierung des Beschaffungsprozesses von der Bestellung über den Wareneingang und die Rechnungsprüfung bis zur Zahlung und Verbuchung. Automatisiert werden Erfassung, Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Freigabesteuerung und Zahlungsvorschlag; Ausnahmen werden zur manuellen Prüfung ausgesteuert.
Die Schritte im Prozess
Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst sechs Schritte: Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang oder Leistungsbestätigung, Rechnungseingang, Prüfung und Freigabe, Zahlung und Verbuchung. Automatisierbar ist jeder Schritt, allerdings mit sehr unterschiedlicher Zuverlässigkeit.
Was zuverlässig funktioniert
Rechnungserfassung. Aus PDF und Foto ausgereift; bei E-Rechnungen entfällt der Schritt vollständig, weil bereits ein strukturierter Datensatz vorliegt.
Der Dreiwege-Abgleich. Bestellung gegen Wareneingang gegen Rechnung. Wo alle drei Belege vorliegen und übereinstimmen, läuft die Rechnung ohne menschlichen Eingriff bis zur Zahlung durch. Das ist der eigentliche Hebel des ganzen Verfahrens.
Freigabesteuerung. Weiterleitung nach Betrag, Kostenstelle und Lieferant, mit Vertretungsregel und Eskalation bei Überschreitung der Frist.
Zahlungsvorschlag. Auswahl nach Fälligkeit und Skontofrist, Berücksichtigung von Sperren und Gutschriften.
Wo eine Prüfung nötig bleibt
Rechnungen ohne Bestellbezug – in vielen Unternehmen der größere Teil des Volumens. Dienstleistungen ohne körperlichen Wareneingang. Teillieferungen und Teilrechnungen. Preis- und Mengenabweichungen innerhalb der Toleranz, die aber systematisch auftreten. Rechnungen mit gemischtem Steuersatz oder Reverse Charge. Für jede dieser Gruppen braucht es eine Regel, die sie erkennt und aussteuert – sonst wird die Ausnahme automatisch falsch verarbeitet.
Die Voraussetzung, die über alles entscheidet
Der Automatisierungsgrad hängt fast vollständig an der Bestellquote: dem Anteil der Rechnungen, zu denen eine Bestellung im System existiert. Ohne Bestellung gibt es nichts abzugleichen, und die Freigabe muss inhaltlich von einem Menschen erfolgen. Wer den Rechnungseingang automatisieren will, muss deshalb zuerst die Beschaffung disziplinieren – das ist eine organisatorische Aufgabe, keine technische, und sie ist der Grund, warum viele Projekte unter den Erwartungen bleiben.
Was sich messen lässt
Vier Kennzahlen zeigen, ob die Automatisierung wirkt: die Durchlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Freigabe, die Dunkelverarbeitungsquote (Anteil ohne jeden manuellen Eingriff), die Skontonutzung und der Anteil der Rechnungen ohne Bestellbezug. Alle vier sollten vor dem Projektstart einmal gemessen werden – sonst gibt es später keinen Vergleichspunkt.
Gesetzlicher Rahmen
Die Verarbeitung muss den GoBD entsprechen: nachvollziehbar, unveränderbar archiviert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben. Bei automatisierten Prozessen ist diese Dokumentation keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, dass eine Betriebsprüfung die Buchführung anerkennt.