Was sind die Vorteile einer regelmäßigen Liquiditätskontrolle?

Wenn du weisst, wie viel Geld du heute hast und morgen haben wirst, kannst du dafür sorgen, dass du immer flüssig bleibst. Schließlich ist dies von grundlegender Bedeutung, um den Erhalt deines Unternehmens nachhaltig zu gewährleisten.

Wenn du Geschäftsführer bist, hast du wahrscheinlich Fragen, welche immer wieder im Zusammenhang mit dem Liquiditätsmanagement auftauchen:

• Wie hoch ist meine derzeitige Liquidität?
• Wie wird sie sich im nächsten Monat entwickeln?
• Wie ist das Verhältnis im Vergleich zu Soll und Haben?
• Was geschieht, wenn dieser Kunde mich zu spät bezahlt?
• Sollte ich die Zahlung an diesen Lieferanten hinauszögern oder gar stunden?
• Kann ich Kapital investieren?

Um solche Fragen geht es beim Liquiditätsmanagement von Unternehmen. Du musst in der Lage sein, diese wöchentlich oder sogar täglich zu beantworten, um die besten Managemententscheidungen für dein Unternehmen zu treffen. Die Vorteile sind nicht nur von finanzieller, sondern auch strategischer Natur. Die Einrichtung eines Liquiditätskontrollsystems bedeutet, die Herausforderungen deines Unternehmens besser zu verstehen, um sowohl liquiditätsreiche als auch -knappe Phasen bewältigen zu können.

Diese Überwachung ist für Unternehmen mit Saisongeschäft sogar noch lebenswichtiger, da Betriebseinnahmen im Laufe der Monate erheblich schwanken können.

Wie du sicher weißt, liefert die Liquiditätskontrolle auch und vor allem Informationen über die Leistung deines Unternehmens. Das Auftragsvolumen im Blick zu behalten ist wichtig, aber nicht ausreichend. Achte auf Elemente, die du nicht auf dem Schirm hast, und die dich in die roten Zahlen treiben könnten: zum Beispiel verspätete Kundenzahlungen, Mehrwertsteuer, Darlehensrückzahlung, Zinsen und so weiter. Ein vollständiger Überblick über Transaktionsein- und -ausgänge stellt sicher, dass du dein Geschäft im Griff hast.

Wie richtest du deine Liquiditätskontrolle konkret ein?

Hier kommen drei Schritte, die du in dieser Reihenfolge absolvieren solltest, um die Entwicklung deiner Liquidität zu verfolgen:

Schritt #1: Definiere Kategorien für deine Zahlungsein- und -ausgänge!

Identifiziere alle Quellen der Liquiditätszu- und -abflüsse in deinem Unternehmen.

Auf der Einnahmenseite findest du traditionell folgende Posten aufgeführt:

• Kundenfakturierung: Gib deine Bestandskunden ein und beobachte fortlaufend deine Interessenten
• Bankkredite: Zuflüsse aus Bankfinanzierung
• Andere Zuflüsse: Eigenkapitaleinlagen, Investoren etc.

Auf der Auszahlungsseite findest du in der Regel diese Posten aufgeführt:

• Lieferanten/externe Dienstleister: Rohstoffe, Spediteure etc.
• Personalkosten: Kosten für Gehälter und Bonuszahlungen
• Räumlichkeiten: Miete (Werkstatt, Ladenlokal etc.)
• Bankdarlehen: Darlehensrückzahlung (Tilgung und Zinsen)
• Verschiedenes: IT, Energie, Verpflegung etc.
• Steuern (Mehrwertsteuer, Körperschaftssteuer usw.)

Deine Kategorien werden somit erstellt. Du kannst jetzt die Beiträge vergangener und zukünftiger Ein- und Ausgänge für jede dieser Kategorien in dein Liquiditätsbudget eintragen.

Vorsicht: Versuche, bei der Wahl der Kategorien für die Auszahlungen so präzise wie möglich zu sein. Wenn du einen wichtigen Ausgabenposten vergisst, kann das deine Prognose verzerren, sodass die tatsächliche Liquidität hinter deinen Planungen zurückbleibt.

Schritt #2: Erstelle Liquiditätsprognosen für einen, drei und sechs Monate!

Beginne damit, Monat für Monat die Zu- und Abflüsse einzutragen, die du im folgenden Monat, und in den nächsten drei bis gegebenenfalls sechs Monaten erwartest.

Wenn einige Einnahmen einer Ungewissheit unterliegen, ob sich deine Produkte verkaufen oder nicht und damit schwer vorhersehbar sind, solltest du Einnahmebudgets vorgeben, um deine Verkaufsziele im Blick zu behalten.

Auf der Ausgabenseite ist es einfacher. Beginne damit, alle feststehenden Kapitalabflüsse für die Zukunft zu planen: zum Beispiel Mietzahlungen, Gehälter und Kreditrückzahlungen. Kurz gesagt, alle Fixkosten, bei denen du keinen wirklichen Handlungsspielraum hast.

Als Nächstes trägst du die künftigen Auszahlungen ein, die du im Zusammenhang mit der Geschäftsentwicklung erwartest: zum Beispiel Verbindlichkeiten gegenüber eines neuen Mitarbeiters, außerordentliche Ausgaben und so weiter.

Sobald du diese variablen Transaktionsbeträge eingegeben hast und deine Liquiditätsprognose konkret erstellt ist, kannst du im weiteren Verlauf die tatsächlich getätigten Ein- und Auszahlungen eintragen.

Schritt #3: Trage die tatsächlich zu- und abgeflossenen Zahlungen ein!

Um deine Prognose mit Leben zu füllen und an die Realität des Unternehmens anzupassen, trage regelmäßig deine tatsächlichen Ein-/Auszahlungen ein, das heißt die bereits getätigten oder laufenden Zahlungsein- und -ausgänge: zum Beispiel deine ausgestellten Rechnungen und deren Begleichung, wie auch noch ausstehende Beträge.

Zunächst trägst du für die letzten drei Monate und für die von dir erstellten Kategorien den Betrag, der bereits bezahlten Rechnungen und deren tatsächliches Zahlungsdatum, ein.

Anschließend trage den Betrag deiner ausgestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen mit deren voraussichtlichen Tilgungsdaten, ein.

Indem du ein Auge auf den Betrag deiner Rechnungen, sowie die Daten der effektiven Zahlung hast, bleibt dein Liquiditätsmanagement auf dem neuesten Stand und kannst kurzfristige Liquiditätsengpässe vorhersehen.

Es steht viel auf dem Spiel: Es gilt die Zahlung von Agios zu vermeiden, deiner Bank deine Bedürfnisse darzulegen, einen Finanzierungskredit auszuhandeln und vieles mehr.

Je mehr du in der Lage bist, die Entwicklung deiner Liquidität kurzfristig zu visualisieren und damit zu antizipieren, desto schneller kannst du reagieren und entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten.

Welche Instrumente gibt es für eine effiziente Liquiditätskontrolle?

Du hast nun die Bedeutung und die Schritte zur Einrichtung eines Liquiditätskontrollsystems verstanden. Aber du fragst dich vielleicht, welches Werkzeug du verwenden sollst? Excel? Numbers? Ein Bankportal? Oder doch ein anderes magisches Werkzeug?

Für dich haben wir eine kurze Übersicht erstellt:

• Excel & Numbers: Zwei Tools, die den Vorteil haben, dass sie meist kostenlos auf deinem Rechner vorinstalliert sind, dafür aber einen großen Nachteil mit sich bringen. Beide Programme sind oftmals ziemlich komplex in der Anwendung, insbesondere wenn du keine Vorkenntnisse in Sachen Finanzmodellierung mitbringst.
• Bankportal: Hier ist der Banksaldo zwar zuverlässig und wird automatisch aktualisiert, jedoch fehlt es dir an Transparenz bezüglich der zukünftigen Entwicklung dieses Saldos für morgen, übermorgen und danach.
• Vergiss nicht: Liquidität ist nicht nur das verfügbare Bankguthaben.
• Agicap: Eine Liquiditätsmanagement-Software mit fortlaufender Visualisierung von aktuellen und zukünftigen Zahlungsströmen – inklusive Überblick zur Antizipation der Zahlung von Agios innerhalb eines Monats.
• Fazit: Agicap ist ein intuitives Werkzeug, das in deiner Hand zum wichtigsten Managementinstrument werden kann, um die Anforderungen deines Unternehmens zu meistern.